مايو ويونيو 2020 - ترتيبات العمل عن بعد

 

تحدد هذه المذكرة برنامجاً تجريبياً أثناء الأزمة الطارئة بسبب فيروس كورونا المستجد COVID 19 للسماح للموظفين الذين يستوفون معايير معينة للعمل من مواقع بعيدة معتمدة (العمل عن بُعد)، وهي عادةً منازلهم. يُعد الغرض من هذا البرنامج التجريبي هو إمكانية استمرار الوظائف الضرورية للغاية مع التقليل من تواجد الموظفين في الحرم الجامعي أثناء فترة الطوارئ. ستظل هذه الإرشادات والإجراءات سارية المفعول حتى 30 يونيو 2020، أو في حالة قيام الرئيس الأول المشارك للموارد البشرية  بمد هذه الفترة إلى ما بعد هذا التاريخ.

إجراءات الموظفين - ترتيبات العمل عن بُعد

بالنسبه للموظفين الذين يُطلب منهم البقاء خارج الحرم الجامعي أثناء طوارئ COVID 19 ومن اجل تبسيط إجراءات العمل عن بعد نطلب منهم اتباع الإجراءات التالية والحصول على جميع الموافقات اللازمة.

بينما تختلف مسؤوليات كل وظيفة ، تنطبق السياسات والمعايير القياسية على الموافقة على وإدارة جميع ترتيبات العمل عن بعد. يمكن تنفيذ العديد من أشكال العمل المكتبي وخدمة العملاء من مواقع بعيدة من خلال الوسائل الإلكترونية ، بشرط أن تكون مخرجات العمل قابلة للقياس بسهولة وموضوعية. الوقت البسيط الذي يقضيه في المكتب لا يشكل مخرجات قابلة للقياس. إدارة الأداء الفعال مهمة لنجاح برنامج العمل عن بعد.

يجب أن يؤدي اتباع مبادئ وتقنيات إدارة الأداء الواضحة والمتسقة إلى انتقال سلس للمديرين وموظفيهم للانتقال إلى ترتيبات العمل عن بعد.

      1. يجب على الموظف الذي يعتقد أن واجباته / مهامها مؤهلة للتنفيذ في موقع بعيد إما بدوام كامل أو بدوام جزئي ، التقدم بطلب للعمل عن بُعد من خلال إكمال نموذج جوجل عبر الإنترنت

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScAWcJqibg0MS6wTxSYOp9GVkDxwx-m_S5dUSOwCyAqvfppOA/viewform

  1. يجب أن يستوفي الطلب الشروط التالية:

نوع العمل:

  • يجب ألا تتطلب واجبات الموظف التواجد المستمر والتفاعل شخصياً مع العملاء أو الموظفين، أو التواجد شخصياً داخل الجامعة.
  • يجب أن تكون الإنجازات محددة بشكل جيد وقابلة للقياس والتحقق من قبل المشرفين.
  • يجب تحديد المواعيد النهائية لكل مهمة/نتيجة واضحة.

موافقة المشرف:

  • يجب أن يكون هناك فهم واضح بين الموظف والمشرف حول كيفية إجراء المتابعة والتحقق والإشراف عن بعد. يوجب أن يتم الإشراف بانتظام.
  • يجب أن يؤكد المشرف أن الموظف مسؤولاً ومثابراً، وقد أظهر التزامًا في الأداء المعتاد لواجباته، مثل طلب المتابعة والإشراف من وقت لآخر خلال اليوم.
  1. يوصي المشرف بالموافقة النهائية أو الرفض النهائي لطلب الموظف إلى عميد الكلية (القسم الأكاديمي) أو الرئيس الوظيفي (الأقسام الأخرى). كما هو الحال في التواجد الفعلي المعتاد في الحرم الجامعي، يكون المديرون دائمًا مسؤولين عن المتابعة المستمرة لأداء موظفيهم وإنجاز العمل المحدد بشكل جيد أيضًا عندما يعملون من موقع بعيد.
  1. سيتم إرسال الاستمارات المعتمدة تلقائيًا إلى شريك أعمال الموارد البشرية المعني.
  1. سيصدق شركاء أعمال الموارد البشرية على الموافقات على النماذج، وسيقومون بعمل تقرير تفصيلي ليتم مشاركته مع رؤساء القطاعات المعنية مرة كل أسبوعين وكذلك الاحتفاظ بسجلات هذه التقارير. يجب أن يواصل المشرفون تقييم أداء الموظفين الذين يعملون من مواقع بعيدة، وفقًا لممارسات تقييم الأداء العادية للعمل المنجز في الحرم الجامعي.
  1. يجوز للمشرف أو المدير أو رئيس الوحدة أو رئيس القطاع، أو نائب الرئيس المساعد للموارد البشرية، إلغاء أو تعليق أي ترتيبات عمل عن بعد لأي موظف في أي وقت.
  1. تقع على عاتق الموظف والمشرف عليه التنسيق مباشرة مع مكتب خدمات تكنولوجيا المعلومات حول احتياجاتهم التقنية.

 

الإجراءات في خطوات ودور كل طرف:

فيما يلي جدول يشرح بالتفصيل نقاط العمل التي اتخذها إما الموظف الذي يطلب العمل عن بعد أو الإدارة والموارد البشرية:

 

الإجراء

تتم عن طريق

1

حدد الحاجة أو الفرصة للعمل عن بعد وفقًا للمعايير المذكورة أعلاه

الموظفين والمدير المباشر

2

تقييم ما إذا كان يمكن أداء العمل ومتابعته وقياسه عن بُعد

المدير المباشر

3

املأ النموذج عبر الإنترنت

الموظفين

4

مراجعة جميع النماذج والموافقة عليه أو الرفض.

مدراء المستوى الأول والثانى

5

مراجعة جميع الطلبات المعتمدة من قبل المديرين والتواصل مع روؤساء القطاعات

HR BP، المديرين ورؤساء القطاعات

6

التواصل مع خدمات تكنولوجيا المعلومات للحصول على المساعدة التقنية اللازمة

الموظفين والمدراء وخدمات تكنولوجيا المعلومات

7

مراجعة التنفيذ والأداء وفق جدول منتظم ومناسب. ادخل تعديلات، إن لزم الأمر، للتأكد من أن الترتيب يدعم احتياجات العمل

الموظفين والإدارة

8

دراسة استمرار الاتفاق بدوام كامل أو بدوام جزئي أو إلغاء طلب العمل عن بعد

الموظفين والإدارة

 

للتواصل مع قسم الموارد البشرية:

قسم الموارد البشرية  - القسم الأكاديمي:

شريف نوار - sherif.nawar@aucegypt.edu

منه عطيه -  menna_attia@aucegypt.edu

هوازن أحمد - hawazen.ahmed@aucegypt.edu

قسم الموارد البشرية  - وظائف الدعم:

حسين رأفت  - hussein.raafat@aucegypt.edu

سمر ممدوح - samar.mamdouh@aucegypt.edu

محمد درويش - mohamed_darwish@aucegypt.edu

قسم الموارد البشرية – المنح:

ريهام الميزيني - rmezeini@aucegypt.edu