إدارة رصيد الإجازات - إرشادات الموارد البشرية

 

تقدم الجامعة الأمريكية في القاهرة برنامجًا تجريبيًا خلال الازمة الطارئة بسبب فيروس كورونا COVID 19 للسماح للموظفين الذين يستوفون معايير معينة بالتقدم لخيارات إجازات مختلفة تغطي 1 مايو حتى 30 يونيو. ستواصل الجامعة الأمريكية ممارسة العمل عن بعد في حالات الطوارئ لموظفيها حتى 30 أبريل على الأقل خلال هذا التاريخ، لن تخصم الجامعة الأمريكية بالقاهرة من رصيد الإجازات على الموظفين غير المتواجدين فعليًا في الحرم الجامعي لأداء المهام الأساسية أو غير القادرين على أداء واجباتهم بدوام كامل من المواقع البعيدة.

ستظل إرشادات الموارد البشرية وخيارات إدارة إجازات الموظفين التالية سارية حتى 30 يونيو 2020، أو قد تمتد إلى ما بعد ذلك التاريخ طبقا لنائب اول الرئيس المشارك للموارد البشرية.

الاحتياطات للتخفيف من مخاطر العدوى عن طريق تواجد الموظفين في حرم الجامعة الأمريكية:

• فقط أولئك الموظفين والمقاولين وزوار الأعمال الذين يكون وجودهم الفعلى ضروريًا للإشراف أو أداء المهام التي وافق عليها رؤساء قطاعاتهم باعتبارها ضرورية لاستدامة عمليات الجامعة الأساسية، بما في ذلك التعليم عبر الإنترنت، والمهام اللازمة للحفاظ على الصحة والسلامة والأمن و البنية التحتية الأساسية ، قد تكون موجودة في أي من الحرم الجامعي.

• ستعمل المرافق وموظفو الإدارة الذين تتطلب واجباتهم وجودهم الفعلى في الحرم الجامعي على أساس الورديات، ومراقبة جميع احتياطات الصحة والسلامة الإضافية في حالات الطوارئ بما في ذلك الابتعاد الجسدي واستخدام أقنعة الوجه عند العمل بالقرب من الآخرين

• سيقوم رؤساء القطاعات، بالتشاور مع مديري الوحدات، بجدولة الورديات للحد من عدد ساعات العمل وأيام الوجود الفعلى المطلوب من الموظفين الأفراد الذين يقدمون الخدمات الأساسية إلى الحد الأدنى. اعتبارًا من 1 أبريل، وحتى إشعار خطي آخر من نائب اول الرئيس المشارك للموارد البشرية: لا يجوز لأي موظف العمل لساعات إضافية ، ولا يجوز لأي مدير الموافقة على العمل الإضافي أو عطلة نهاية الأسبوع أو مدفوعات العطلات أو مهام العمل ، دون موافقة كتابية مسبقة موقعة من رؤساء القطاعات.

• سيقوم الموظفون الذين يمكنهم أداء واجباتهم عن بعد بذلك، بموافقة مديريهم. يلتزم كل موظف ومدير بالاحتفاظ بسجلات لعمله أو إنجازها والساعات التي يقضيها في أداء العمل من الموقع البعيد. يجب عليهم أيضًا التواصل بشكل منتظم وواضح مع بعضهم البعض كما هو الحال أثناء التواجد المادي الطبيعي في مكاتبهم المعتادة أو مواقع عمل الحرم الجامعي الأخرى. قد يتقدم الموظفون الذين يرون أنهم قادرون على أداء واجباتهم من مواقع بعيدة للقيام بذلك من خلال الإجراءات الموضحة في تلك المبادئ التوجيهية المنشورة. إذا لم يكن من الممكن القيام بوظيفة عن بعد، فإن المديرين سيشجعون الموظفين على استهلاك الإجازة الطارئة المستحقة لهم والإجازة السنوية بعد 1 مايو. لن تحسب هذه الإجازة من الإجازة السنوية خلال الفترة حتى 30 أبريل. سيستمر الموظفون في تلقي المقابل المادى العادى لجميع أيام العطل الرسمية.

استهلاك رصيد الإجازات من 1 مايو حتى 30 يونيو 2020:

يمكن للموظفين الذين لا يؤدون عملًا بدوام كامل في الحرم الجامعي أو من مواقع بعيدة الاختيار من الخيارات التالية، التي تم تحريرها لفترة الطوارئ هذه، رهنا بموافقة المديرين التنفيذيين:

• يجوز للموظفين اختيار ما يصل إلى سبعة أيام عمل من إجازته الطارئة السنوية المستحقة أصلاً، دون مزيد من الوثائق لتقديم الأسباب، هذا الاستحقاق بالإضافة إلى أرصدة الإجازات السنوية للموظف.

• يمكن للموظفين اختيار استهلاك كامل لرصيد الإجازات السنوية لعام 2020.

• لا يجوز للموظفين ترحيل أرصدة الإجازات السنوية للسنة المالية 2020. سيتم التخلص من الممارسة المعتادة للسماح بعشرة أيام إلى الأمام للسنة المالية التالية للسنة المالية 2020، باستثناء أولئك الذين يقدمون الخدمات الأساسية أثناء الطوارئ مما يمنعهم من استخدام الإجازة ، فقط بموافقة كتابية مسبقة من رؤساء قطاعاتهم.

• يمكن للموظفين الذين استنفدوا أرصدة الإجازات السنوية للعام المالي 2020 أن يقترضوا ما يصل إلى 20 يوم عمل مقابل ما يتوقعونه من السنة المالية 2021 (أي من 1 يوليو 2020) المستحقات من الإجازة السنوية.

• سيقوم الموظفون في جداول العمل عن بعد المعتمدة بدوام كامل أو جزئي بالمثل بسحب أرصدة إجازاتهم وفقًا للجدول المذكور أعلاه.

• تظل جميع سياسات الإجازات الطبية العادية سارية المفعول. قد يستفيد أولئك الذين استنفدوا الإجازة الطبية من الاستحقاقات المتوقعة للإجازة السنوية أو الطبية في السنة المالية 2021.

 

استنفاد أرصدة الموظفين:

يجب على هؤلاء الموظفين الذين يتوقعون استنفاد أرصدة إجازاتهم السنوية خلال شهر مايو أو يونيو استشارة مشرفيهم ومكتب الموارد البشرية فيما يتعلق بإدارة جداول عملهم وخيارات رصيد الإجازات.

 

نموذج طلب إجازة خلال COVID-19

للتواصل مع مكتب الموارد البشرية لأية استفسارات، يرجى إرسالها إلى hroperations@aucegypt.edu