أسئلة متكررة حول نظام العمل عن بُعد

 

1. ما العوامل التي يجب مراعاتها من قبل جميع الإدارات أو الوحدات عند تحديد ما إذا كان العمل عن بُعد ممكناً؟

  • متطلبات العمل
  • سرية بيانات العمل
  • الإمكانات التكنولوجية والأدوات والمعدات اللازمة لأداء واجبات الوظيفة
  • الإنتاجية
  • دقة تسجيل الوقت الذي يعمل فيه الموظفون بنظام الساعة

2. ما هي الوظائف المناسبة للعمل عن بُعد؟

يعد العمل عن بُعد أكثر سهولة بالنسبة للوظائف أو المهام التي تتطلب القراءة والكتابة والبحث والعمل في مجال البيانات والتحدث عبر الهاتف. وبشكل عام، تكون الوظيفة مناسبة للعمل عن بُعد إذا كان من الممكن القيام بالمهمة أو بعض مكوناتها خارج موقع العمل دون انقطاع في سير العمل والتواصل مع الآخرين، وهذا يعتمد على تقدير المدير.

3. ما هي الوظائف غير المناسبة للعمل عن بُعد؟

من الشائع مطالبة الموظفين التي تتطلب وظائفهم التعامل وجهاً لوجه مع الآخرين أو العاملين في مجال خدمة العملاء أو الذين يعتمدون على أجهزة أو معدات أو مستلزمات معينة العمل في موقع العمل. وبشكل عام، قد يتم استثناء المديرين والمشرفين من نظام العمل عن بُعد إلا إذا ما وجدت إدارة ما أن الموظف سيتمكن من أداء مهام وظيفته من خلال هذا النظام.

4. كيف يمكن الوصول إلى نظام للعمل عن بُعد يحقق إنتاجية العمل؟

يمكن تحديد ترتيبات واضحة لنظام العمل عن بُعد وتطبيقها بالشكل الصحيح للوصول إلى أفضل وضع لكل من الموظفين والمديرين على حد سواء. يجب على المديرين تحديد ترتيبات واضحة فيما يتعلق بمواعيد بدء العمل والساعات التي يمكن العمل فيها. يمكن الحد من مشكلات التواصل في ظل التخطيط السليم للعمل بهذا النظام.

اضغط هنا للاطلاع على قائمة البنود الخاصة بالمديرين لدعم العمل عن بُعد

اضغط هنا للاطلاع على نصائح للعمل عن بُعد للموظفين

5. كيف أعرف أنه بإمكاني العمل عن بُعد؟

تحدث مع مديرك على الفور عن المهام الخاصة بوظيفتك وما هي المهام التي يمكنك القيام بها عن بُعد.

6. هل سأتقاضى راتبي عن هذه الفترة؟

سيتقاضى جميع موظفي الجامعة رواتبهم عن هذه الفترة، سواءً كانوا يعملون في الحرم الجامعي أو عن بُعد. وينطبق أيضا ذلك على من يصرح لهم مديروهم أنهم لا يستطيعون العمل عن بُعد. يُطبق ذلك على أعضاء هيئة التدريس والموظفين العاملين بدوام كامل وجزئي والموظفين المؤقتين.

7. إن كان يلزم علي التواجد في موقع العمل نفسه، كيف سيتم ترتيب الأمر؟ وكيف نتخذ احتياطات؟

تسري القيود التالية حتى 15 ابريل:

  1. لا يمكن عقد اجتماعات شخصية بحضور 50 شخصاً أو أكثر
  2. لا يمكن إقامة أية فعاليات بالجامعة
  3. لا يمكن إجراء أي مقابلات شخصية أو مقابلات بغرض التوظيف
  4. لا يمكن دعوة أي زوار للحرم الجامعي

8. هل يلزم علي العمل عن بُعد؟

تقوم كل وحدة بتحديد ترتيبات العمل عن بُعد بناءً على احتياجات ومتطلبات العمل الخاصة بها. ويقوم رئيس الوحدة بالتخطيط لذلك بموافقة رئيس الإدارة.

9. إن مدرسة أبنائي مغلقة في الوقت الحالي ويجب علي البقاء في المنزل معهم، هل يمكنني العمل عن بُعد؟

تحتاج إلى مناقشة هذا الأمر مباشرة مع مديرك، إن كان من الممكن تأجيل القيام بمهامك الحالية، يمكنك الحصول على إجازة سنوية حتى ينتهي هذا الوضع. أما إن كانت لديك مهام مهمة وعاجلة، فأنت بحاجة إلى التوصل إلى اتفاق مع مديرك المباشر للأيام التي ستعمل فيها عن بُعد وفقا للإرشادات المذكورة أعلاه. من الجدير بالذكر أنه يمكنك الجمع بين الإجازات السنوية وأيام العمل عن بُعد وفقاً لقدر المهام العاجلة التي تحتاج إلى إنجازها.

10. لقد نصحتني عيادة الجامعة بالحجر الذاتي أو العزل الذاتي، هل يمكنني العمل عن بُعد خلال هذه الفترة؟

أجل، يمكنك العمل عن بُعد. لكن، يُرجى العمل على الاعتناء بنفسك بشكل سليم. فالأولوية في هذه الحالة هي صحتك.

11 - ماذا أفعل إذا فقدت بطاقة MetLife الخاصة بي؟

في حالة فقدان بطاقتك الطبية، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى approval.requests@metlife.com ،  و rania.reda@mercermarshbenefits.com لطلب خطاب تغطية موجه إلى مزود الخدمة.

يرجى كتابة GRP # 6324700000 في موضوع البريد الإلكتروني، واسمك واسم التابع لك وكذلك رقم الموظف AUC ID الخاص بك. لا يتم إرفاق أي مرفقات في هذا البريد الإلكتروني.

12- كيف يمكنني الحصول على دوائي الشهري للأمراض المزمنة من خلال نظام MetLife؟

إذا كان الدواء مسجلاً في ملفك الطبي، يمكن لأي صيدلية داخل الشبكة صرف الأدوية دون الحصول على أي موافقات، فقط من خلال البطاقة الطبية وبطاقة الرقم القومي.

13- كيف يمكنني الحصول على الموافقات على الأدوية للحالات الحادة والعارضة خلال نظام MetLife؟

يمكنك إرسال الروشتة الطبية أو طلب أي اختبار معمل إلى عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالموافقات وهو approval.requests@metlife.com، و اكتب اسم المريض ورقم الموظف AUC ID الخاص بك في موضوع البريد الإلكتروني.

14- كيف يمكنني تقديم مطالبة MetLife؟

بالنسبة لمطالبات السداد العاجلة، يرجى تقديم مطالباتك من خلال تطبيق MetLife للهاتف المحمول. لتفعيل تطبيق الهاتف المحمول، يرجى الاتصال على الخط الساخن MetLife رقم 19097.

15 - كيف يمكنني صرف الأدوية المزمنة الشهرية؟

يمكن صرف جميع الأدوية المزمنة الشهرية المسجلة في ملفك الطبي في عيادة الجامعة الأمريكية بالقاهرة لمدة شهرين من صيدلية سيف كونكورد بلازا.

قائمة البنود الخاصة بالمديرين لدعم العمل عن بُعد

ينجح نظام العمل عن بُعد عندما يتواصل الموظفون والمديرين بوضوح حول ما هو متوقع من الطرفين. تساعد قائمة البنود التالية على وضع أساس لفعالية العمل الجماعي واستمرار إنتاجية العمل وخدمة مجتمع الجامعة.

  1. مراجعة أدوات ومصادر التكنولوجيا:

يجب تحديد أدوات التكنولوجيا اللازمة للعمل اليومي وتحديد ما إذا كانت الموارد ستكون متاحة عند العمل من المنزل. كما يجب التأكد أيضاً من أن الموظفين يمكنهم الوصول إلى الدعم الفني في حالة حاجتهم للحصول على المساعدة.

  1. تحديد والاتفاق على الأدوات التي سيتم استخدامها للتواصل كفريق، وتوضيح التوقعات الخاصة بالتوافر عبر الإنترنت، والتأكد من أن جميع الأشخاص يمكنهم استخدام أدوات التكنولوجيا ومصادر الدعم.
  2. مناقشة ساعات العمل: يمكن الخلط بين العمل عن بُعد والعمل بشكل مرن. لذا، يجب أن تكون واضحاً بشأن توقعاتك مع الموظفين للحفاظ على أوقات العمل أو إن كنت مستعداً لتحديد أوقات أكثر مرونة للعمل وفقاً لاحتياجات الموظف.
  3. صياغة خطة عمل: قم بمناقشة الأسئلة أدناه مع الموظفين والعمل معاً على التوصل لخطة عمل من خلال الإجابة عليها.
  • ما هي المسئوليات أو المهام الروتينية التي لا يمكن الوفاء بها أثناء العمل عن بُعد وكيف سيؤثر ذلك على سير العمل أو الأشخاص الآخرين؟ وما هي طرق علاج ذلك؟
  • ما هي المسئوليات أو المهام الروتينية التي تتطلب التواصل والتعاون الدائم مع الآخرين؟ يجب الاتفاق معاً للتأكيد على وسيلة التواصل مع بعضكم بعضاً أثناء عمل الجميع عن بُعد.
  • غالبًا ما يواجه الموظفون مقاطعات أقل أثناء العمل عن بُعد. هل هناك أي مشروعات أو مهام خاصة يمكنك القيام بها أثناء العمل عن بُعد؟
  1. وضع خطة للتواصل والمسئوليات: يجب على المديرين أو المشرفين إخطار الموظفين بعدد المرات التي يتوجب عليهم إرسال ما تم إنجازه من مهام وذلك فيما يتعلق بتقدم خطة العمل. كما يجب على المديرين أو المشرفين أيضاً مناقشة متى أو مدى السرعة التي يتوقعون من خلالها الموظف أن يستجيب أثناء العمل عن بُعد وأفضل الطرق التي يمكن للموظف ان يتواصل بها مع المدير أو المشرف أثناء العمل عن بُعد. من المتوقع الحفاظ على معايير الأداء الحالية من قبل الموظفين.
  2. الحفاظ على عقد اجتماعات لفريق العمل واجتماعات فردية بين الموظف والمدير، وتعديل المواعيد إن لزم الأمر لاستيعاب أي تغيير في المواعيد التي تمت الموافقة عليها.
  3. التواصل معاً بشكل منتظم. ابدأ كل يوم عمل بمكالمة هاتفية أو محادثة عبر الفيديو أو الرسائل الفورية. يمكن حدوث ذلك كل يوماً بعد يوم أو مرة أسبوعياً، طالما هناك تواصل بشكل منتظم بما يكفي ليكون موظفيك على وفاق معك أو مع بعضهم البعض على الأمور ذاتها.
  4. كن إيجابياً: إن التحلي بروح إيجابية تجاه العمل عن بُعد والثقة في الموظفين للعمل عن بُعد بكفاءة وفاعلية هو المفتاح الرئيسي لإنجاح مثل هذه الترتيبات وجعلها مثمرة. يعد العمل عن بُعد فرصة للمديرين ليصبحوا مشرفين أفضل. وبدلاً من التركيز على عدد ساعات عمل موظفيك، قم بالتركيز على قياس النتائج وتحقيق الأهداف بصرف النظر عن نظام العمل المطبق. وتكون إنتاجية الموظف هي مؤشر النجاح، وليس الملاحظة المباشرة.
  5. مناقشة العمل بعد استئنافه: يجب على الموظفين والمشرفين مراجعة خطط العمل عند استئناف العمل المعتاد وعودته إلى طبيعته، وتقييم التقدم الذي حققه الموظف وتكون الأولوية لأية مهام لم يتم إنهائها أو أي مهام جديدة تكون قد نتجت عن الانقطاع المؤقت للعمل.

نصائح للعمل عن بُعد للموظفين

غالباً ما يتعلم الموظفون الذين يعملون عن بُعد أن هذا النظام يختلف عما هو متوقع وأنه يتطلب مهارات وعادات محددة. ستساعدك النصائح التالية على العمل أثناء وجودك بالمنزل.

  1. حدد مساحة العمل الخاصة بك - قم بتحديد مساحة عمل مناسبة تهيئك للعمل فيها. ويجب أن تكون قادراً على الذهاب للعمل إذا طلب مديرك أو مشرفك حضورك.
  2. إتقان الأساسيات - فهم ما تحتاجه للعمل عن بُعد مثل:
  • معرفة كيفية الدخول عن بُعد على شبكة الجامعة واستخدام أدوات أخرى متاحة عبر الإنترنت والتي تستخدمها بشكل دائم.
  • استخدام برنامج Zoom أو وسيلة أخرى للرسائل الفورية للتواصل الدائم بالزملاء.
  • الإعداد للمكالمات أو الاجتماعات عبر الفيديو من خلال معرفة كيفية تشغيل الكاميرا والميكروفون الموجودين بجهاز الكمبيوتر الخاص بك، وأن تكون مدركاً أن زملائك قد يتمكنون من رؤية الخلفية الموجودة خلفك.
  1. حدد الأهداف اليومية وتابعها وشارك تقدمك - ابدأ كل يوم بكتابة أهدافك اليومية وتابع تقدمك. تواصل مع مشرفك وزملائك إن كنت تعتقد أن خطة العمل عن بُعد الخاصة بك بحاجة إلى تعديل.
  2. ابتعد عن مصادر تشتيت الانتباه – بناءً على ترتيب نظام المعيشة الخاص بك، قد تحتاج إلى تعليق لافتة "أرجو عدم الإزعاج" حتى لا يقاطعك أفراد عائلتك.
  3. إعطاء الأولوية للخصوصية والسرية - يجب عليك تقييم خصوصية مساحة العمل الخاصة بك للتأكد من أن شاشة الكمبيوتر الخاص بك غير مرئية للآخرين أو لا يمكن أن يستمع أحد لمكالماتك الهاتفية أو المرئية مع مشرفك أو زملائك.
  4. التواصل الدائم - يجب الاتصال بالموظفين الذين يعملون عن بُعد من المنزل بشكل دائم للتأكد من تواصلهم مع الآخرين.